आपको कौन-सा डॉक्यूमेंट चाहिए?
| स्थिति | डॉक्यूमेंट | नियम |
|---|---|---|
| रजिस्टर्ड बिज़नेस की टैक्सेबल बिक्री | टैक्स इनवॉइस | Section 31, Rule 46 |
| छूट वाली सप्लाई, या कंपोज़िशन डीलर की बिक्री | बिल ऑफ़ सप्लाई | Rule 49 |
| बिक्री से पहले कोटेशन या एडवांस की माँग | प्रोफ़ॉर्मा इनवॉइस | GST में कोई नियम नहीं (कमर्शियल) |
| जॉब वर्क, अप्रूवल या अपने गोदामों के बीच भेजा माल | डिलीवरी चालान | Rule 55 |
| बिक्री की वैल्यू या टैक्स घटाना, माल लौटा | क्रेडिट नोट | Section 34, Rule 53 |
| बिक्री की वैल्यू या टैक्स बढ़ाना | डेबिट नोट | Section 34, Rule 53 |
चारों फ़ॉर्मेट एक ही लेआउट इस्तेमाल करते हैं: ऊपर आपकी जानकारी, दूसरी पार्टी, HSN, मात्रा और वैल्यू वाली आइटम टेबल, फिर टैक्स, कुल और हस्ताक्षर। इससे आपके डॉक्यूमेंट आपस में और आपके रिटर्न से मेल खाते रहते हैं।
हर सीरीज़ के लिए एक नियम
बिल, क्रेडिट नोट और डेबिट नोट पर 16 अक्षर तक (अक्षर, अंक, हाइफ़न और स्लैश) का लगातार सीरियल नंबर होता है, जो वित्त वर्ष में यूनिक हो। हर डॉक्यूमेंट के प्रकार के लिए अलग सीरीज़ रखें, प्रोफ़ॉर्मा और चालान के लिए भी, ताकि नंबर कभी न टकराएँ। बिल ऑफ़ सप्लाई भी यही नंबरिंग नियम मानते हैं (Rule 49)।
कॉपी, रखरखाव और हस्ताक्षर
माल के बिल तीन कॉपी में (प्राप्तकर्ता के लिए मूल, ट्रांसपोर्टर के लिए डुप्लिकेट, सप्लायर के लिए ट्रिप्लिकेट) और सेवा के बिल दो कॉपी में बनते हैं (Rule 48)। डिलीवरी चालान भी Rule 55(2) के तहत तीन कॉपी में जाते हैं। कागज़ का डॉक्यूमेंट आप या अधिकृत हस्ताक्षरकर्ता साइन करते हैं; IT Act के तहत जारी इलेक्ट्रॉनिक बिल पर हस्ताक्षर ज़रूरी नहीं। अपनी कॉपी अपने खातों के साथ रखें: GST रिकॉर्ड उस साल के सालाना रिटर्न की ड्यू तारीख से कम से कम 72 महीने रखे जाते हैं (Section 36)।
कागज़, PDF या बिलिंग सॉफ़्टवेयर
महीने के कुछ बिलों के लिए छपा फ़ॉर्मेट चल जाता है। जब आप रोज़ बिल बनाते हैं, तो जोखिम हैं दोहराए नंबर, हर लाइन की जगह कुल पर निकला टैक्स, और गलत टाइप हुए GSTIN। बिलिंग सॉफ़्टवेयर आपके लिए डॉक्यूमेंट नंबर करता है, GSTIN और HSN कोड जाँचता है, और उन्हीं बिलों से GSTR-1 तैयार करता है, ताकि आपके रिटर्न छपे बिलों से मिलें।
इसकी जगह ऑनलाइन भरें
GST बिल जनरेटर आपके लिए टैक्स इनवॉइस भरता है: सप्लाई के स्थान से CGST और SGST या IGST, रकम शब्दों में, और जाँच कि Rule 46 की हर फ़ील्ड मौजूद है। यह आपके ब्राउज़र में चलता है और हमारे सर्वर पर कुछ सेव नहीं करता।
नियम 17-10-2026 को पढ़े गए। रिटर्न फ़ाइल करने में इन पर भरोसा करने से पहले अपने CA से पूछ लें।
